Firmenretrospektiven – cosee kontinuierlich verbessern

Was sind Firmenretrospektiven?

cosee möchte seinen Mitarbeitern eine optimale Arbeitsumgebung geben. Wie sieht so eine Umgebung aus? Was ist den Mitarbeitern wichtig? Um diese Fragen zu beantworten, führen Unternehmen normalerweise Umfragen unter den Mitarbeitern durch. Anhand von Fragebögen werden ein oder zwei Mal im Jahr anonymisiert Daten zu einem vorher festgelegten Katalog von Aspekten gesammelt.

Aus mehreren Gründen passt das klassische Vorgehen nicht zu cosee:

Die Ersteller der Umfrage treffen vorab bereits eine Auswahl von Aspekten. Es kann sein, dass diese Aspekte nicht die relevanten für die Arbeitsumgebung sind. Die Mühe, zusätzliche Punkte verständlich in den Freitextfeldern einer Umfrage zu beschreiben, machen sich zu wenige der Mitarbeiter. Wir möchten unsere Arbeitsumgebung gerne kontinuierlich und schnell verändern. Dafür sind die gängigen Erhebungsintervalle zu lang. Anonymisierte Umfragen entkoppeln bewusst die Teammitglieder und das Management, aber auch die Teammitglieder untereinander. Bei unseren Verbesserungen hilft es uns, wenn wir untereinander wissen, wem welche Punkte wichtig sind und wie er sie bei cosee bewertet. Das was uns vorschwebte, passte viel mehr zu den aus Scrum oder anderen agilen Praktiken bekannten Retrospektiven. Also haben wir sie kurzerhand auf die ganze Firma übertragen. Wichtig ist dabei, dass das Vertrauen aller Mitarbeiter (auch der „Manager“) untereinander eine offene Diskussion über das Arbeitsumfeld zulässt. Jeder muss Probleme und Veränderungsvorschläge ohne Angst vor negativen Konsequenzen offen ansprechen können.

Wie funktioniert das?

Seit wir die Firmenretrospektive 2013 eingeführt haben, treffen wir uns alle zwei Wochen, es gibt etwas Leckeres zu essen und wir sammeln Antworten zu den beiden Fragen:

• Was hat in der letzten Zeit gut funktioniert?
• Was funktioniert nicht gut und wie ändern wir es?

Die einzelnen Punkte werden durch die Teammitglieder vorgeschlagen, diskutiert und vom Moderator auf farbigen Post-Its (grün = funktioniert, rot = nicht funktioniert) an der Wand unseres Besprechungsraums gesammelt. Wichtig ist uns, bei negativen Punkten gleich über mögliche Maßnahmen (gelbe Post-Its) nachzudenken. So bleiben die Retrospektiven konstruktiv und produktiv.

Zu Beginn der folgenden Retrospektive gehen wir die einzelnen Post-Its durch und entscheiden gemeinsam, ob die Maßnahmen abgearbeitet wurden und ob die Probleme damit gelöst oder weitere Maßnahmen nötig sind.

Bei den Themen ist von (vermeintlich) kleinen bis zu ganz großen Themen bisher alles Mögliche dabei gewesen. Beispiele:

• fehlende Getränke
• zu wenig RAM oder zu langsame Festplatte
• zu wenige Arbeitsplätze/ zu kleines Büro
• ein Team hat Probleme mit Lärm im Büro
• zu kleine Teams
• zu viele manuelle Tätigkeiten im Build-Prozess
• Features sind zu groß
• …

Wir haben selbst die ganz großen Punkte angepackt. Diese Veränderungen haben unser Arbeitsumfeld in den vergangenen anderthalb Jahren stark verbessert.

Wie entwickeln sich die Retrospektiven weiter?

Wir führen die Retrospektiven durch, um cosee weiter zu entwickeln. Mit der Zeit haben wir aber auch das Instrument „Retrospektive“ selbst weiterentwickelt:

• Beschränkung: Am Anfang haben wir alle positiven und negativen Punkte gesammelt, die uns einfielen. Das Ergebnis war, dass wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr gesehen haben und die Zettel immer nur mehr wurden (wie auf dem Bild unten). Seitdem nehmen wir auf der negativen Seite nur noch die Top-5-Punkte auf und versuchen, diese Punkte abzuarbeiten, bevor wir neue Punkte hinzunehmen. Positive Punkte darf es beliebig viele geben.
• Swimlanes: Die Beschränkung auf die Top-5-Probleme führte regelmäßig dazu, dass entweder Themen aus der konkreten Produktentwicklung oder aus der Unternehmensentwicklung zu kurz kamen. Weil wir unser PIP Limit (PIP = Problems in Process ;-)) nicht aufgeben wollten, haben wir jetzt für jeden der beiden Bereiche eine Swimlane mit jeweils maximal fünf Punkten.
• „Es ist nicht alles schlecht!“: Die starke Beschäftigung mit den negativen Punkten führte dazu, dass wir irgendwann aufgehört haben, darüber nachzudenken, was gut läuft. Es gibt aber natürlich trotzdem Dinge zu berichten, die gut laufen. Seitdem achten wir auch wieder bewusster auf die positiven Punkte.

Fazit

Die regelmäßigen Firmenretrospektiven haben uns geholfen, cosee in den vergangenen anderthalb Jahren stark weiter zu entwickeln. Damit die Retrospektiven funktionieren, muss im Team ein vertrauensvoller Umgang vorhanden sein. Vertrauen ist die Basis für vernünftige Ergebnisse.