Ein Jahr Homeoffice – Pandemie im cosee-Style

Es gibt derzeit einige Corona-Jubiläen. Vor wenigen Wochen jährte sich der Moment, in dem wir dachten „Was ist denn da in China los? Coro-Was? Naja, ist ja weit weg.“ Und heute sitzen wir seit einem Jahr im Homeoffice, das sich früher fremd und unkollegial angefühlt hat, haben unsere Liebsten schon seit Monaten nicht mehr richtig in den Arm genommen und verlassen die Stadt nur noch in Ausnahmefällen; und das fühlt sich sogar irgendwie fast „normal“ an (Gott sei Dank ist der Mensch ein Gewohnheitstier!).  

Die Corona-Pandemie hat cosee genau vor einem Jahr so richtig erreicht: Ausgerechnet an einem Freitag, den 13., haben wir mit mulmigem Gefühl die Nachrichtenlage verfolgt und schon geahnt, dass uns ein Lockdown ins Haus steht. Die erste Reaktion unserer Geschäftsführung war besonnen und vorausschauend: „Nehmt euch mit, was ihr für zuhause an Hardware und Arbeitsmaterial braucht. Ab sofort arbeiten wir alle von zuhause aus. Das kriegen wir schon hin!“ Also habe ich mir einen Bildschirm, externe Tastatur, Maus und Post-its (als coseeaner braucht man einfach Post-its!) eingepackt und habe mir meinen Arbeitsplatz am Küchentisch eingerichtet. Im Lauf der Monate sind auch einige der ergonomischen Stühle in diverse Homoffices gewandert. Unsere Rücken danken es uns! 

Ganz cosee musste sich zunächst fürs Arbeiten zuhause neu organisieren. Angefangen vom physischen Einrichten des Arbeitsplatzes am Esstisch, im Wohn-, Schlaf- oder Arbeitszimmer, erlebten wir auf verschiedenen Ebenen, dass alle die gleichen Themen hatten: Homeoffice, Homeschooling, Kinderbelustigung, ebenfalls zuhause arbeitende Partnerinnen und Partner und so weiter… Dazu kamen bockige Internetleitungen, die natürlich alle eben genannten Themen torpedieren. Aber wenn alle im gleichen Boot sitzen, gibt es nichts als Verständnis, hilfreiche Tipps, Pandemie-Rezeptideen und Unterstützung von allen Seiten.

Das cosee-Office wird Pandemie-fit 

Nachdem zuhause alle Bildschirme aufgebaut und alle Kabel eingesteckt und ordentlich aufgeräumt waren (🙃), ging es im cosee-Büro weiter. Für den Fall, dass doch mal jemand dort arbeitet, haben unsere fleißigen, peniblen und ausgezeichnet informierten Tinkas einen Hygieneplan ausgearbeitet, der einfach alles bedenkt: den Gebrauch von gemeinsam genutztem Arbeitsmaterial wie Stiften und Post-its (da haben wir sie wieder), die gemeinsame Nutzung von Besprechungsräumen, die Anzahl von Personen, die sich in einem Raum aufhalten dürfen – individuell für jeden Raum ausgerechnet –, die Maskenpflicht, der Umgang mit Besucherinnen und Besuchern und die Erfassung aller Personen, die sich im Büro aufhalten und so weiter und so fort. Quasi über Nacht standen überall Desinfektionsmittelspender und die Küche war in einen öffentlichen und einen nicht-öffentlichen Bereich unterteilt. Kurz: Sie haben wie immer an alles gedacht und das Büro zu einem sicheren und Pandemie-geeigneten Ort gemacht. 

Auch innerhalb der Teams haben wir uns eingerichtet: Jedes Team hat unterschiedliche Anforderungen an die interne Kommunikation und die Visualisierung der Arbeit. Im Büro standen wir jeden Morgen vor den riesigen physischen Boards und haben Post-its verklebt. Zuhause wählen wir aus Jira, Miro, Trello und dergleichen, während wir in Discord, Zoom, Slack, Jitsi oder anderen Tools kommunizieren. Aus früheren Projekten haben wir schon viel Erfahrung mit der digitalen Kommunikation und der Visualisierung unserer Arbeit. Dieser Erfahrungsvorsprung ermöglichte uns einen sehr smoothen Übergang in die erste Lockdown-Phase, in der alle coseeaner von zuhause aus gearbeitet haben. 

Große Team-Liebe 

Wer uns schon mal im Büro besucht hat, weiß: Hier herrscht eine ganz besondere Atmosphäre, die sich aus der Gemeinschaft und dem familiären Miteinander speist. Wie bringt man das nun während einer Pandemie an die heimischen Arbeitsplätze? Zunächst haben wir uns mal unsere „große Retro“ vorgenommen, zu der wir uns damals in der Präsenzzeit alle zwei Wochen im Konfi versammelt haben. Dort haben wir Themen besprochen, die alle betreffen – angefangen von neuen Teammitgliedern, die sich vorstellen, über Kapazitätsplanungen in der großen Runde, um neue Projekte zu staffen. Aber auch vermeintliche Kleinigkeiten wie die Getränkeauswahl, die Büroordnung oder anstehende Veranstaltungen kamen zur Sprache, sodass jede und jeder seine Meinung kundtun konnte – Mitsprache und Initiative sind immer ausdrücklich erwünscht – und wir einen möglichst breiten Konsens erreichen. Dieses zentrale Momentum zum Austausch und geselligen Beisammensein fiel ja nun weg. Wie selbstverständlich haben wir uns zur üblichen Zeit in einem Zoom-Call getroffen und festgestellt, dass wir uns viel zu sehr vermissen, als dass wir lediglich alle zwei Wochen in der großen Runde miteinander sprechen können. Also haben wir einfach die Frequenz deutlich erhöht und treffen uns nun zwei Mal pro Woche, um uns über die neuesten Entwicklungen im Projektgeschehen, über Tipps fürs Homeschooling, Termine, neue coseeaner und weitere Themen, die für alle relevant sind, auf dem Laufenden zu halten. Damit niemand vereinsamt und wir uns regelmäßig sehen, haben wir gemeinsam entschieden, unsere Kameras bei Video-Meetings immer eingeschaltet zu haben. So sehen wir die gewohnten Nasen zumindest manchmal und können unseren Haaren in den jeweiligen Lockdowns beim Wachsen zuschauen.

Ausgleich zum grauen Corona-Alltag 

Auch andere Termine, die wir im Büro selbstverständlich regelmäßig abgehalten haben, fanden den Weg in den virtuellen Raum: Unsere wöchentliche Yoga-Stunde ist aus dem Konfi in einen Zoom-Call gewandert. Und nicht nur coseeaner gönnen sich die wöchentliche Dosis Entspannung und Bewegungsausgleich! Auch unser Nachwuchs, Partnerinnen und Partner und externe Team-Mitglieder sind aktiv dabei. Genauso ist es bei unserem monatlichen cosee-Spieleabend. Auch hier machten wir ganz selbstverständlich den Sprung in Zoom, Discord, Tabletopia etc., da wir uns dieses langgediente Gemeinschaftserlebnis von Corona nicht nehmen lassen. 

Die Pandemie schlägt zu  

Dem kann man nun natürlich entgegensetzen, dass die schönste Wohlfühl-Corona-Atmosphäre nichts hilft, wenn etliche unserer Kunden ihre Projekte vorsorglich auf Eis gelegt haben. Daher haben wir entsprechend reagiert. So haben wir schon früh damit begonnen, alle aufschiebbaren Ausgaben zurückzustellen und Fixkosten zu reduzieren. Zudem sind wir im April mit der Firma in Kurzarbeit gegangen. Davon ausgenommen waren die Kolleginnen und Kollegen, die in Kundenprojekten oder im Vertrieb tätig waren. Doch kein Unternehmen kann sich „gesund sparen“, daher haben wir unseren Vertrieb umgestellt – und wesentlich schneller gemacht! Die Leads, die früher im Wochen- oder Monatsrhythmus eingingen, kamen nun im Tagesrhythmus rein. 

All diese Veränderungen und insbesondere die Entwicklungen hinsichtlich der Kurzarbeit und die weggefallenen Projekte sorgten für viel Unsicherheit. Viele Unternehmen tendieren vielleicht bei einer derart neuen und unwägbaren Situation dazu, zunächst nur sehr vorsichtig die kommenden Schritte zu kommunizieren und Entscheidungen in einem begrenzten Personenkreis zu treffen. So läuft das aber bei cosee nicht. Die Geschäftsleitung hat immer alle Maßnahmen mit Augenmaß getroffen und transparent kommuniziert. Die regelmäßigen Status-Updates aus dem Vertriebs-Team machten zusätzlich Mut und dämpften den Corona-Blues.

Großprojekte aus dem Homeoffice 

Im Sommer war unsere Kurzarbeitsphase Gott sei Dank schon wieder beendet, denn im Sommer kamen die Großprojekte! Interessanterweise standen die beiden größten Projekte im direkten Zusammenhang mit COVID-19: Die SPIEL.digital als digitale Version der weltgrößten Brettspielmesse hätte es in dieser Form ohne die Pandemie nie oder zumindest nicht jetzt und nicht so gegeben. Bei Enact, unserem Förderprojekt im Zusammenhang mit der Corona-Warn-App, ist der Zusammenhang sogar noch offensichtlicher. 

Beide Projekte haben wir komplett remote durchgezogen. Dabei kam uns natürlich zugute, dass wir schon langjährige Erfahrungen mit Remote Tools für die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und innerhalb der Teams gesammelt hatten. Denn so war es für uns ein Leichtes, das Scrum Framework einzuhalten, regelmäßige interaktive Sprint Reviews mit den Kunden durchzuführen und im Pair Programming zu arbeiten. 

Community Arbeit von zuhause aus 

Im März 2020 sind durch Corona die TechTalks zum ersten Mal in ihrer über fünfjährigen Geschichte ausgefallen, weil wir auf die Schnelle kein sicheres Konzept für unseren im Aufbau sehr aufwendigen Embedded-TechTalk gefunden hatten. Klar war nur: Vor-Ort-Meetups mit 30 bis 50 Personen im Konfi, danach geselliges Zusammensein in der Küche mit an die 20 Familienpizzen, von denen sich jeder bedient, sind nicht Pandemie-kompatibel. 

Unsere Lösung für die TechTalks: Wir streamen live. Dafür sind nur wenige Menschen im Büro: Der oder die Speaker, der Kameramann, zwei Leute aus dem TechTalk-Team für Technik und Organisation. So bleiben wir unseren geliebten TechTalks treu und schützen uns durch die AHA+L-Regeln. Für die Fragerunde und das cosee-Küchen-Feeling haben wir immer einen Zoom-Call, der parallel zum Livestream läuft. Im Januar 2021 hat sich das Infektionsgeschehen nochmals so sehr verschärft, dass wir aus Sicherheitsgründen entschieden haben, die Talks im Vorfeld jeweils von zuhause aus aufzuzeichnen – die einzige wirklich sichere Variante. Ein Modell für die Zukunft soll das aber nicht werden! Auch andere Meetups finden wie selbstverständlich virtuell statt: Der ScrumTisch beispielsweise zieht noch mehr Menschen an als in der Vor-Ort-Variante, wir freuen uns sehr über die wachsende Zahl von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von weiter weg! Wir sind sehr stolz darauf, dass wir – abgesehen von dem kurzen Aussetzer im März 2020, an dem wir uns schütteln und sortieren mussten – mit den TechTalks und dem ScrumTisch auch in Corona-Zeiten durchgehend auf Sendung sind. 
Wie üblich hosten wir nicht nur unsere „eigenen“ Community-Veranstaltungen und Meetups. Auch 2020/2021 haben wir externe Veranstaltungen virtuell ermöglicht und begleitet, beispielsweise verschiedene Veranstaltungen unseres Netzwerkpartners IT FOR WORK e.V. oder die SpeaKonf, eine UnKonf für Speaker. 

Agil durch die Krise!

Klar, Corona hat alles auf den Kopf gestellt und wir alle sehnen uns wieder nach mehr Normalität und weniger Sorgen. Doch dieser Druck von außen hat bei cosee auch viel Positives bewirkt: Wir haben am eigenen Leibe gespürt, dass die Arbeit aus dem Homeoffice mindestens genauso effektiv sein kann wie vor Ort im Büro und werden auf jeden Fall diesbezüglich eine viel flexiblere Linie fahren, auch wenn die Arbeit im Büro wieder sicher ist. Außerdem haben wir unseren Vertrieb nochmal massiv beschleunigt. Da es in unserer cosee-DNA liegt, uns viel auszutauschen und zu kommunizieren, haben wir auch in den diversen Lockdowns nie den engen Kontakt zueinander verloren. Vielmehr sind wir sogar noch persönlicher miteinander geworden, da jede Videokonferenz den Einblick ins heimische Wohn-, Arbeits- oder Schlafzimmer gewährt.  

Ein Zurück zum alten Normalzustand wird es nicht mehr geben. Wie man das eben in einem agilen Umfeld so macht, haben wir uns den veränderten Gegebenheiten angepasst, statt an den alten Mustern festzuhalten: Responding to Change over Following a Plan.