Getrennt zusammen arbeiten: Unsere Remote Working Agreements

Wir arbeiten bei cosee eng in unseren Teams zusammen – egal, ob vor Ort oder remote. Als wir im Jahr 2020 vom reinen Bürobetrieb auf ein Remote-Setup umgestellt haben, ist uns vor allem ein großer Unterschied in der Kommunikation untereinander aufgefallen: Bei der Zusammenarbeit im Büro werden Informationen, wie Änderungen am Produkt oder kurzfristige Abwesenheiten (beispielsweise Arztbesuche), auf ganz natürliche Weise innerhalb der Teams kommuniziert. Im Remote-Kontext hat sich der Informationsfluss verändert. Bleiben wir beim Beispiel „Abwesenheiten von direkten Kolleginnen und Kollegen“: Diese werden uns nicht mehr durch einen leeren Stuhl im Büro vor Augen geführt, sondern müssen nun aktiv kommuniziert und auf anderem Wege sichtbar gemacht werden. Um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und effiziente Zusammenarbeit zu garantieren, haben wir uns den veränderten Umständen in unserem aktuellen Remote-Kontext anpasst – ganz nach dem agilen Prinzip “responding to change over following a plan”. So sind unsere Remote Working Agreements entstanden. Sie verfolgen das Ziel, uns Klarheit und eine gemeinsame Ausrichtung im Remote-Kontext zu geben. 

Der folgende Artikel beschreibt unsere Remote Working Agreements. Wir laden dich ein, dir beim Lesen vorzustellen, dass du ein Teil von cosee bist: 

Rufe lieber einmal mehr als einmal zu wenig an 

Asynchrone Kommunikation ist etwas Feines – keine Frage. Doch die schriftliche Kommunikation ist häufig eine Quelle von Missverständnissen. Beim Schreiben fehlt uns die Betonung, die in Gesprächen wichtige Hinweise darauf gibt, wie das Beschriebene gemeint ist. Außerdem werden Informationen und Rückfragen in einem kurzen Call in der Regel schneller und präziser geteilt als durch stundenlanges Hin- und Herschreiben. Um falschen Annahmen zu entgehen und Missverständnisse zu vermeiden, ruf lieber einmal mehr als einmal zu wenig an.  

Schalte in Video-Calls deine Kamera an

Apropos Betonung: Etwa die Hälfte unserer Kommunikation ist nonverbal. Ein zustimmendes Kopfnicken oder ein ablehnendes Kopfschütteln sagen uns viel über die Meinung unseres Gegenübers. Auch ein kritischer Blick verdeutlicht, dass ein Thema gerade ernst ist. Du merkst also: nonverbale Kommunikation ist eine wichtige Sache und hat eingeschränkte Erfolgschancen, wenn du in Meetings mit schwarzen Kacheln sprichst. Das Anschalten der Kamera schützt dich nicht nur vor Missverständnissen und schafft persönliche Nähe, sondern es hilft dir auch, konzentriert zu bleiben. Hand aufs Herz: Hast du schon mal in einem Call mit ausgeschalteter Kamera nebenbei E-Mails verschickt oder mit Kolleginnen und Kollegen gechattet, weil du dich unbeobachtet gefühlt hast? Dadurch wirst du zum passiven Teil in Meetings. Schalte deine Kamera an, interagiere aktiv und bringe somit mehr Energie in Meetings.  

Antworte auf Terminanfragen 

Manchmal sind es gerade die unscheinbaren Dinge, die den großen Unterschied ausmachen. Zum Beispiel das Antworten auf Terminanfragen: Durch das zeitnahe Akzeptieren oder begründete Ablehnen einer Meeting-Anfrage können deine Kolleginnen und Kollegen besser einschätzen, ob das geplante Meeting sinnvoll stattfinden kann oder verschoben wird. Der Sinn eines Meetings kann schnell verloren gehen, wenn die Teilnehmenden fehlen, deren Fachwissen und Informationen für das Erreichen des Meeting-Ziels notwendig sind. Solche Meetings sind ineffizient, sie kosten Zeit und strapazieren die Nerven. Vermeide sinnlose Meetings, indem du auf Terminanfragen antwortest, und ermögliche somit effiziente Zusammenarbeit. 

Visualisiere deine Abwesenheiten auf Tagesbasis in Slack über den Status 

Slack ist bei cosee das zentrale Tool für asynchrone Kommunikation und den schnellen Anruf zwischendurch. Es bietet die Funktion, deine Abwesenheit durch Status-Emojis zu visualisieren. Auf diesem Weg informierst du deine Kolleginnen und Kollegen darüber, wann du erreichbar bist, und gibst ihnen einen groben Richtwert dafür, wie schnell du auf Direktnachrichten oder Channel-Beiträge reagieren wirst.  

Folgende Emojis werden coseeweit universal verstanden: 

Halte deinen Slack-Status aktuell, um die Erwartungshaltung deines Gegenübers zu steuern und Missverständnisse zu vermeiden.

Besprich deine Urlaubsplanung mit dem Team, bevor du deinen Urlaub beantragst, und visualisiere die Urlaubstage auf dem Teamboard 

Der Urlaub ist für die meisten Menschen ein emotionales Thema. Die Vorfreude über einige Tage Entspannung fernab vom Arbeitsalltag ist uns wahrscheinlich allen bekannt. Aufgrund der Emotionalität des Themas ist die Urlaubsplanung ein potenzieller Herd für Spannungen im Team. Dem kannst du einfach vorbeugen, indem du deine Urlaubswünsche frühzeitig kommunizierst.  

Bei cosee liegt die Urlaubsplanung vollkommen in der Hand der Teams. Um Spannungen zu vermeiden, solltest du mit deinem Team an einem Strang ziehen und deine Urlaubszeiten gemeinsam besprechen, bevor du diese offiziell beantragst. Durch eine Visualisierung aller Urlaubstermine auf eurem Teamboard sind Überschneidungen in der Urlaubsplanung auf einen Blick erkennbar. Somit ist für alle Teammitglieder ersichtlich, in welchen Zeiträumen es zu einer höheren Arbeitsbelastung einzelner Kolleginnen und Kollegen kommen kann und ihr könnt gemeinsam nach Kompromissen suchen.  

Du merkst, gemeinsame Absprachen sind das A und O – deshalb besprich deine Urlaubstage mit deinem Team und visualisiere sie auf eurem Teamboard. 

Vom Experiment zur gelebten Praxis 

Seit dem Jahr 2020 ist einiges passiert. Unsere Remote Working Agreements sind vom gemeinsam erarbeiteten Experiment zu gelebter Praxis geworden. Niemand bei cosee wundert sich mehr über Palmen im Slack-Status, auch angeschaltete Kameras via Zoom sind eine Selbstverständlichkeit geworden. Zugegeben – bei der Urlaubsplanung müssen unsere Scrum Masterinnen gelegentlich noch nachhelfen. Es gibt eben immer Raum für Verbesserungen. 

Insgesamt haben wir unser Ziel erreicht: Die Remote Working Agreements geben uns Klarheit und eine gemeinsame Ausrichtung. Wir coseeaner können dadurch so miteinander arbeiten, wie wir es lieben – effizient und im engen Austausch.