Hybride Zusammenarbeit: Unsere drei unverzichtbaren Spielregeln

Vor Ort zusammenarbeiten können wir schon lange. In den letzten Jahren haben wir auch gelernt, remote effektiv miteinander zu arbeiten. Nun stellen wir uns der nächsten Herausforderung – der hybriden Zusammenarbeit, also der ortsunabhängigen Form, bei der wir von überall arbeiten können. Dies kann vom Büro, von zu Hause oder einem ganz anderen Ort passieren. Wenn wir von verschiedenen Orten miteinander arbeiten, müssen wir uns für synchrone Tätigkeiten, wie beispielsweise Meetings, stärker untereinander koordinieren. Daher sind einige grundlegende Spielregeln, in Ergänzung zu unserer arbeitsvertraglichen Vereinbarung zur mobilen Arbeit, für die gemeinsame Zusammenarbeit im hybriden Kontext unerlässlich. Das Ziel unserer Spielregeln ist, Rahmenbedingungen zu schaffen, die effektive Zusammenarbeit ermöglichen und dabei die größtmögliche Entscheidungsfreiheit bei den Teams und den einzelnen Teammitlgiedern zu belassen. Dabei herausgekommen sind drei Spielregeln, die für alle Mitarbeitende bei cosee verpflichtend gelten.

Stelle dir beim Lesen unserer Spielregeln vor, dass du ein Teil von cosee bist:

Wähle einen geeigneten Arbeitsort für die Tätigkeit

Selbstverständlich ist nicht jede Tätigkeit für den Remote-Kontext geeignet. Du musst dir bei deiner Arbeit grundsätzlich die Frage stellen, wo die Tätigkeit sinnvoll durchführbar ist. Zur Beantwortung dieser Frage hilft es dir, folgende Faktoren zu berücksichtigen: Die Vertraulichkeit der genutzten Unterlagen, Daten und Informationen, die Abhängigkeit zu anderen Personen und die Verfügbarkeit von benötigten Tools und Equipment.

Bei deiner täglichen Arbeit begegnest du verschiedenen Personen in unterschiedlichen Setups. Dabei nutzt oder erfährst du Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen über cosee und unsere Kunden, zu deren Geheimhaltung du verpflichtest bist. Es gehört zu deinen Aufgaben, das Setup sinnvoll zu gestalten. Eine ungestörte und vertrauenserweckende Umgebung ist nicht nur in Kundenterminen, sondern beispielsweise auch für firmen- und teaminterne Workshops oder 1-on-1s unerlässlich. Außerdem kann das Setup deutlich von einem physischen Treffen profitieren, um beispielsweise das gegenseitige Vertrauen und den Zusammenhalt zu stärken.

Zusätzlich musst du dir die Frage stellen, auf welche Tools und welches Equipment du für deine Tätigkeit angewiesen bist und wo sich diese Ausrüstung befindet. Im Bereich des Embedded Software Engineering wird beispielweise Software für spezielle Hardware entwickelt. In den meisten Fällen sind dies Devices oder Maschinen, die aufgrund ihrer Funktion nicht als Computer gelten, wie zum Beispiel Haushaltsgeräte, Medizin- oder Flugtechnik und auch Automobile, auf die du nur in unseren Büroräumen Zugriff hast. Allein aufgrund der Größe dieser Geräte ist es nicht möglich, sie remote bereitzustellen, ohne dass ein erheblicher logistischer Aufwand anfällt. Daher ist in diesem Fall das Arbeiten vor Ort unumgänglich.

Entscheide gemeinsam mit deinem Team, in welchem Setup ihr arbeiten wollt

Bei der Entscheidung, wo und wie dein Team und du im Alltag zusammenarbeiten, seid ihr grundsätzlich selbstorganisiert. Ihr wisst am besten, welches Setup für euch Sinn macht. Das Ziel eurer Entscheidung ist, effektives Arbeiten und Lernen im Team zu ermöglichen. Dabei ist folgende Regel zu beachten: Das Team-Interesse ist immer wichtiger als ein Einzelinteresse einzustufen. Beschließt dein Team per Mehrheitsentscheid z.B. ein zweiwöchiges Pairing im Büro zur Wissensverteilung, wirst auch du in dieser Zeit vor Ort sein. Eine Entscheidung des Teams ist hier so zu verstehen, als hätte cosee als Arbeitgeber einen bestimmten Arbeitsort angewiesen.

Bei der Gestaltung des Setups gilt es neben dem Team-Interesse, auch auf die Bedürfnisse des Kunden und cosee als Organisation zu achten. Sollte es dir oder deinem Team nicht gelingen ein sinnvolles und effektives Setup für die Zusammenarbeit zu wählen, kann cosee dieses festlegen.

Beachte, dass für die Arbeit außerhalb von Deutschland besondere Regelungen gelten

Immer wieder erreichen uns Fragen nach der Möglichkeit von Remote-Arbeit aus dem Ausland. Allein der Gedanke an den deutschen, nass-kalten Winter erweckt bei vielen den Wunsch, diesem Wetter für ein paar Wochen zu entfliehen. Wenn dein Team und du vollumfänglich remote arbeiten, macht es keinen oder einen sehr geringen Unterschied, ob du deiner Tätigkeit aus Deutschland oder beispielweise Italien nachgehst. Eine stabile Internetverbindung und eine Arbeitsumgebung, die effektives und kreatives Arbeiten ermöglicht, sind natürlich eine Grundvoraussetzung. Weiterhin müssen die Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards wie in Deutschland eingehalten werden.

Eine Tätigkeit aus dem Ausland bedingt aber auch einige arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Implikationen. Bitte komm frühzeitig auf die Tinkas zu, wenn du deiner Tätigkeit zeitweise aus dem Ausland nachgehen möchtest, damit sie die rechtlichen Möglichkeiten prüfen können.

Wie sieht das im Alltag bei cosee aus?

Basierend auf diesen Spielregeln haben sich bei uns verschiedene Team-Setups gebildet. Es gibt Teams, die zu 100% remote arbeiten, weil Stakeholder und ein Teil des Teams nicht in Darmstadt sitzen und keine Abhängigkeiten zur Arbeit im Büro vorliegen. Die geltende Regel in diesen Teams heißt: Remote First, es sind alle mit eigenen Laptops in den Meetings eingewählt, auch wenn ein Teil des Teams im gleichen Büro sitzt. Anders verhält es sich zum Beispiel in einem unserer Teams, das derzeit einen hohen Anteil an Mobile Engineers hat. Dieses ist für die App-Entwicklung abhängig von Tests auf Mobile Devices wie Tablets oder Smartphones. Daher ist das Team an drei von fünf Tagen vor Ort. Zum einen schätzen sie den persönlichen Kontakt untereinander, zum anderen erleichtert die Arbeit im Büro den unkomplizierten Zugriff aller Team-Mitglieder auf alle Testgeräte (Smartphones, Tablets), ohne dass eine aufwändige Koordination untereinander nötig ist.

Jedes dieser Setups ist danach ausgerichtet, dass die effektive Zusammenarbeit im Vordergrund steht. Das ist auch für die Zukunft unsere Maxime – das Zusammenspiel im Team zu stärken und Möglichkeiten für flexible Gestaltung zu bieten.
Am Ende entscheidet jedes Team, wie es arbeiten wird, um die besten Ergebnisse zu erzielen.